Slim samenstellen en hergebruiken

Krijg direct inzicht in de planning van elke collega. Met de agenda per medewerker zie je wie wanneer beschikbaar is, plan je eenvoudig afspraken en houd je grip op de capaciteit. Ideaal voor teams die efficiënt willen samenwerken en altijd overzicht willen houden.

Synchroniseer moeiteloos je afspraken met Google Calendar. Dankzij de koppeling blijven je agenda’s altijd up-to-date, zowel in Hello Office als in Google. Zo voorkom je dubbele boekingen, werk je efficiënter en heb je al je afspraken overzichtelijk op één plek.

Mis nooit meer een afspraak met slimme meldingen en herinneringen. Ontvang automatische notificaties via e-mail of in de app, precies op het juiste moment. Zo blijf je altijd op de hoogte van wat er speelt en ben je perfect voorbereid op elke afspraak.

Maak een assemblage aan en vul deze met opties die je later steeds opnieuw kunt gebruiken. Ook voor complexe of unieke producten leg je één keer alles vast, zodat je in de toekomst met één klik verder kunt.

Met één druk op de knop vervang je zicht- of binnenwerk. Vul de naam, afmetingen en prijs in van het plaatmateriaal en de calculatie wordt automatisch bijgewerkt.

Breid assemblages eenvoudig uit met elementen zoals lades, deuren, verlichting of binnenlades. Zo stel je moeiteloos duizenden varianten samen en kun je vanaf dag één sneller en foutloos calculeren.

Onze slimme AI berekent exact hoeveel platen je nodig hebt. Zo hoef je niet meer handmatig te tellen, werk je efficiënter en bestel je nooit te veel.

Met posities breng je structuur in je calculatie. Zo staat alles netjes onder elkaar en kun je eenvoudig onderdelen toevoegen of verwijderen wanneer de klant keuzes maakt. Bovendien kun je per positie direct projecten plannen.

Plan direct vanuit je calculatie. Of je nu het hele project in één keer wilt inplannen of taken per positie wilt toewijzen: het is snel, overzichtelijk en flexibel.

Zet je calculatie met één klik om in een offerte. Bepaal zelf welke regels, opties of artikelen zichtbaar zijn, zodat je altijd een offerte maakt die aansluit bij de klant.

Koppel eenvoudig contactpersonen aan een contact en bewaar alle relevante gegevens op één plek. Zo heb je altijd een compleet overzicht van wie betrokken is bij een bedrijf of organisatie.

Voeg eenvoudig nieuwe contacten toe door te zoeken op bedrijfsnaam of KvK-nummer. Gegevens worden automatisch ingevuld, zodat je sneller en foutloos werkt.

Voeg eenvoudig memo’s toe aan contacten en houd belangrijke informatie overzichtelijk bij. Noteer afspraken, actiepunten of details, zodat je altijd up-to-date blijft en niets vergeet in je communicatie.

Maak eenvoudig facturen met btw-verlegging, volledig volgens de geldende regels. De juiste vermeldingen en btw-instellingen worden automatisch toegepast, zodat je voldoet aan de fiscale eisen.

Download eenvoudig meerdere documenten tegelijk als één zip-bestand. Handig voor archivering, BTW-aangifte, delen of interne administratie.

Maak professionele facturen die passen bij jouw huisstijl. Met de flexibele factuurlayout bepaal je zelf het ontwerp, voeg je logo toe en kies je welke gegevens zichtbaar zijn. Zo verstuur je facturen die niet alleen duidelijk zijn, maar ook een sterke indruk achterlaten.

Factureer in fases met automatische deelfacturen op basis van vooraf ingestelde percentages. Perfect voor projecten of langlopende opdrachten. Je bepaalt de verdeling, Hello Office doet de rest.

Bespaar tijd met de functie om facturen eenvoudig te dupliceren. Met één klik kopieer je een bestaande factuur, inclusief klantgegevens en regels. Ideaal voor terugkerende facturen of soortgelijke opdrachten.

Houd altijd inzicht in wat er met een factuur is gebeurd. De historie log toont elke wijziging, verzending en actie overzichtelijk in één tijdlijn. Zo weet je precies wie wat heeft gedaan.

Voeg automatisch een persoonlijke inleiding of afsluitende tekst toe aan je facturen. Ideaal voor een korte toelichting, bedankje of extra informatie. Eén keer instellen en elke factuur krijgt een professionele, persoonlijke touch.

Bespaar tijd en voorkom fouten met een directe koppeling tussen Hello Office en je boekhoudpakket. Facturen, betalingen en klantgegevens worden automatisch gesynchroniseerd, zodat je administratie altijd up-to-date is.

Geef eenvoudig korting, precies zoals jij dat wilt. Pas een korting toe per regel of op het totaalbedrag van de factuur. Percentage of vast bedrag, jij hebt de controle.

Voeg eenvoudig een notitieregel toe aan je factuur voor extra toelichting, opmerkingen of persoonlijke berichten. Zonder invloed op het totaalbedrag, maar wél duidelijk en professioneel richting je klant.

Bepaal zelf waar een nieuwe pagina begint op je factuur of document. Met de functie voor pagina-einde houd je de lay-out strak en overzichtelijk — vooral handig bij langere facturen of wanneer je bepaalde onderdelen gescheiden wilt presenteren.

Laat productspecificaties automatisch terugkomen als duidelijke specificatieregels op je factuur. Geen handmatig overtypen meer, alles wordt netjes overgenomen voor een professionele en transparante factuur. Perfect voor detailrijke producten of diensten.

Voeg automatisch bijlagen toe aan je facturen, zoals algemene voorwaarden of productinformatie. Geen gedoe meer met handmatig toevoegen — één keer instellen en het wordt elke keer meegestuurd.

Maak je facturen overzichtelijker met subtotaalregels. Groepeer producten of diensten en voeg tussentotalen toe voor extra duidelijkheid. Handig voor klanten én voor jezelf, vooral bij uitgebreide facturen met meerdere onderdelen.

Stuur documenten direct vanuit Hello Office per e-mail of fysieke post. Kies wat het beste past bij jouw klant: snel digitaal of traditioneel op papier.

Voeg opdrachten toe aan je overzicht en pas ze eenvoudig aan door ze te verplaatsen of in te korten/verlangen.

Voeg zowel bestaande als nieuwe taken toe onder een opdracht om een gedetailleerdere planning te maken.

Voeg eenvoudig een nieuwe kaart toe, met of zonder gekoppelde taken. Je kunt ervoor kiezen om vaste taken toe te voegen, maar dit is niet verplicht.

Sleep kaarten moeiteloos van de ene naar de andere fase en krijg direct inzicht in de status van elk project. Perfect voor teams die willen werken met overzicht en focus.

Bepaal zelf welke informatie je wilt zien, zodat je overzicht houdt en alleen de relevante gegevens zichtbaar zijn.

Voeg eenvoudig algemene gegevens toe, zoals productnaam, omschrijving, leverancier en bestelcode. Met productgroepen kun je producten overzichtelijk indelen, zodat je ze tijdens het calculeren snel terugvindt. Tags helpen je producten te categoriseren en eenvoudig op te zoeken in de catalogus.

Koppel aan een product andere producten om complete sets in één keer toe te voegen. Kies je bijvoorbeeld een deur, dan worden scharnieren en deurbuffers automatisch meegerekend. Je kunt ook vaste taken of uren toevoegen, zoals de tijd om een deur te maken. De calculatie verwerkt deze automatisch per afdeling, zodat je ze later eenvoudig kunt inplannen per project of positie.

Wanneer je een optieset toevoegt, kun je in de calculatie eenvoudig verschillende varianten van een product kiezen. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop een deur opent: push-to-open, met greep of met greeplijst. Bij het selecteren van een optie wordt automatisch de bijbehorende meerprijs berekend. Desgewenst kun je deze gekozen optie ook laten weergeven op de offerte.

Voeg verschillende specificaties toe, deze kan je zowel gebruiken voor het onderscheidden van verschillende producten, maar ook om eventueel te tonen in de calculatie zodat deze zichtbaar zijn in de offerte. Daarnaast zijn er mogelijkheden om producten automatisch aan te passen op de assemblage, dit wordt verder toegelicht onder assemblage: “Automatisch meeschalende productafmetingen”.

Filter je taken op medewerker, contact, opdracht of status, zodat je direct ziet wat voor jou op dat moment relevant is.

Voeg eenvoudig een nieuwe taak toe. Taken die al zijn ingepland, kun je niet opnieuw selecteren — zo voorkom je dubbele planning. Wanneer je een taak verschuift, wordt deze wijziging automatisch doorgevoerd in alle andere planningstools.

Om beter inzicht te krijgen in de inhoud van een taak kun je taken openklappen. Zo zie je direct meer details. Heb je weer behoefte aan overzicht, dan klap je ze eenvoudig dicht voor een compactere weergave.

Bepaal zelf welke informatie je wilt zien, zodat je overzicht houdt en alleen de relevante gegevens zichtbaar zijn.

Schakel eenvoudig tussen een dag- en een weekoverzicht.

Omdat ieder salesproces uniek is, kun je zelf de fases toevoegen die bij jouw werkwijze passen. Daarnaast kun je per fase geautomatiseerde acties instellen, zoals het aanpassen van de scoringskans, het aanmaken van een taak, het toevoegen van een afspraak of het tonen van een melding. Versleep je een taak naar een nieuwe fase, dan worden deze acties automatisch uitgevoerd.

Stel je takenoverzicht precies zo in als jij wilt. Kies zelf welke kolommen je wel of niet ziet, zodat je alleen de informatie toont die voor jou relevant is. Flexibel, overzichtelijk en helemaal afgestemd op jouw manier van werken.

Orden je taken overzichtelijk in mappen. Groepeer per project, klant of type werk en houd zo altijd grip op je planning. Mappen maken het makkelijk om structuur aan te brengen en snel te vinden wat je zoekt.

Wijs eenvoudig taken toe aan één of meerdere collega’s. Iedereen weet meteen wat er van hen verwacht wordt, en jij behoudt overzicht op de voortgang. Ideaal voor heldere taakverdeling en effectieve samenwerking.

Voeg snel memo’s toe aan taken voor extra uitleg, notities of afspraken. Zo blijft alle relevante informatie op één plek en weet iedereen precies wat er speelt. Handig voor jezelf, én voor teamleden die meelezen.

Bepaal wat écht belangrijk is door taken prioriteit te geven. Of sleep de taken in volgorde, zo zie je in één oogopslag waar je focus moet liggen. Ideaal om efficiënt te plannen en deadlines te halen.

Maak taken alleen zichtbaar voor jezelf met de optie ‘Privé taak’. Handig voor persoonlijke notities, voorbereidingen of vertrouwelijke acties. Alleen jij ziet ze, maar ze blijven netjes onderdeel van je planning.

Houd eenvoudig bij hoeveel tijd je aan een taak hebt besteed. Per dag in te voeren, zodat je een duidelijk totaalbeeld krijgt. Ideaal voor nacalculatie, facturatie of gewoon om inzicht te krijgen in je tijdsbesteding.

Pas statussen aan zoals jij dat wilt. Van “In behandeling” tot “Wachten op klant”, jij bepaalt welke statussen en kleuren relevant zijn voor jouw workflow. Flexibel in te richten, zodat het systeem meebeweegt met jouw manier van werken.

Geef aan wanneer een taak uitgevoerd moet worden — op een specifieke dag of binnen een bepaalde periode. Zo plan je flexibel én doelgericht, met duidelijkheid voor iedereen die aan de slag gaat.

Koppel eenvoudig bestanden aan een taak, zoals offertes, foto’s of instructies. Alles overzichtelijk op één plek, direct beschikbaar voor jou en je team. Zo werk je sneller, vollediger en zonder eindeloos zoeken.

Splits grotere taken op in behapbare subtaken. Zo hou je overzicht, zie je precies wat er al gedaan is en wat nog moet gebeuren. Ideaal voor gestructureerd werken aan complexe opdrachten of projecten.

Zet goedgekeurde uren direct om in een factuur. Alles wordt automatisch meegenomen — snel, foutloos en professioneel richting je klant.

Filter eenvoudig op klant, contactpersoon of medewerker. Vind snel wat je zoekt en krijg gericht inzicht in wie wat wanneer heeft gedaan.

Registreer en bekijk je uren eenvoudig via de app. Altijd en overal inzicht en controle, of je nu op kantoor bent of onderweg.

Voeg notities toe aan je urenregistratie voor extra context of toelichting. Handig voor facturatie, interne communicatie of evaluatie achteraf.

Bekijk geregistreerde uren per opdracht in één duidelijk overzicht. Zo houd je grip op tijdsbesteding, voortgang en budget — per project of klant.

Krijg slimme suggesties voor je urenregistratie op basis van de planning. Minder invullen, sneller klaar én minder kans op vergeten uren.

Laat medewerkers hun uren accorderen of laat dat aan een manager of verantwoordelijke. Zo hou je controle én duidelijkheid over wat er is ingevoerd.

Registreer uren per week of per maand. Kies het overzicht dat bij jouw werkritme past — compact of gedetailleerd.

Ontvang direct een e-mailmelding bij elke nieuwe verlofaanvraag. Zo blijf je altijd op de hoogte en kun je snel reageren. Geen vertraging, geen verrassingen — gewoon een soepel proces voor iedereen.

Exact inzicht in alle verlofaanvragen, -dagen en -saldo. In één duidelijk overzicht zie je wie wanneer afwezig is en hoeveel verlof er nog openstaat. Ideaal voor een strakke planning en heldere communicatie binnen het team.

Bekijk het beschikbare saldo per verloftype, zoals vakantie, ATV of bijzonder verlof. Alles overzichtelijk gescheiden, zodat medewerkers én managers altijd precies weten waar ze aan toe zijn. Helder, eerlijk en eenvoudig te beheren.