In veel interieurbouwbedrijven wordt nog dagelijks gecalculeerd in Excel. Dat is logisch. Excel is gratis, bekend en voor veel mensen voelt het vertrouwd. Veel interieurbouwers zijn er ooit mee begonnen en hebben het zich eigen gemaakt.
Toch hoor je steeds vaker dezelfde geluiden terug uit de praktijk: calculaties kosten veel tijd, aanpassingen zijn lastig en fouten komen pas laat aan het licht. Niet omdat mensen hun werk niet goed doen, maar omdat Excel simpelweg niet is gemaakt voor hoe er in de interieurbouw gewerkt wordt.
In dit artikel kijken we naar waarom calculeren in Excel in de interieurbouw vaak knelt, terwijl het voor veel bedrijven lange tijd prima heeft gewerkt.
Waarom veel interieurbouwers kiezen om te calculeren in Excel
Excel wordt zelden gekozen omdat het zo goed aansluit op de interieurbouw, maar vooral omdat het:
- gratis is
- bekend voelt
- flexibel lijkt
- geen uitleg of training vereist
Voor veel interieurbouwers geldt: “Dit ken ik, hier kan ik mee werken.”
En zolang het om kleine projecten of eenvoudige calculaties gaat, lijkt dat ook prima te functioneren.
Het probleem ontstaat pas wanneer projecten groter worden, klanten vaker wijzigingen doorvoeren of wanneer snelheid en nauwkeurigheid echt belangrijk worden.
Hoe Excel-calculaties er in de praktijk uitzien
In de praktijk zien Excel-calculaties er vaak als volgt uit:
- grote formulebladen met producten
- tabellen voor plaatmateriaal
- losse berekeningen voor kantenband
- aannames die deels uit het hoofd worden gedaan
Bij plaatmateriaal en kantenband zie je twee uitersten ontstaan:
- óf er wordt snel gerekend “uit ervaring”
- óf alles wordt tot op de millimeter uitgerekend
Beide hebben nadelen. Snel rekenen vergroot de kans op fouten, terwijl alles exact uitwerken enorm veel tijd kost. En juist die balans is in Excel lastig te vinden.
Waar het echt fout gaat: handmatig tellen
Het grootste risico van Excel zit niet in de formules, maar in het handmatige werk eromheen.
Platen tellen, kantenband berekenen en onderdelen bij elkaar optellen gebeurt vaak deels handmatig. Daardoor wordt het:
- onoverzichtelijk
- lastig om terug te zien wat precies is meegerekend
- eenvoudig om iets te vergeten
Zeker bij maatwerk kasten of complete interieurs is het risico groot dat er ergens een onderdeel ontbreekt of juist te veel wordt meegerekend.
Aanpassingen maken Excel kwetsbaar
De eerste calculatie van een kast of keuken gaat vaak nog redelijk. Maar in de interieurbouw blijft het zelden bij de eerste versie.
Een klant wil:
- een andere manier van openen
- een indeling aangepast
- een maat gewijzigd
In Excel betekent dit vaak:
- platen opnieuw tellen
- kantenband opnieuw berekenen
- controleren of alles nog klopt
En precies daar begint het te knellen. Bij elke wijziging neemt de kans toe dat er iets vergeten wordt of dat er opnieuw veel tijd verloren gaat.
Zekerheid rekenen maakt offertes duurder
Om fouten te voorkomen, rekenen veel interieurbouwers bewust ruim. Een extra plaat tellen voelt veilig. Dan kom je in ieder geval niet tekort.
Maar die zekerheid heeft een keerzijde. De offerte wordt duurder, terwijl een concurrent misschien nauwkeuriger kan rekenen. Het gevolg is dat opdrachten soms verloren gaan, zonder dat duidelijk is waarom.
Vaak wordt niet gezien dat het probleem niet in de prijs zit, maar in de manier van calculeren.
Het echte tijdverlies zit niet alleen in calculeren
Het calculeren in Excel zelf kost tijd, maar het grootste tijdverlies zit vaak daarna.
- aanpassingen verwerken
- alles controleren
- bedragen overzetten naar een offerte
Het overtypen van een calculatie naar een offerte is niet alleen foutgevoelig, maar vooral enorm tijdrovend. Omdat er al zoveel werk in zit, wordt controle soms overgeslagen. Fouten komen dan pas aan het licht in de werkplaats of bij de uitvoering.
Excel en samenwerken: waar overzicht verdwijnt
Zodra meerdere mensen betrokken zijn bij calculatie, verkoop en het doorvoeren van aanpassingen, ontstaan er extra problemen.
- meerdere Excel-versies per project
- onduidelijkheid over wie wat heeft aangepast
- onzekerheid over welke versie de juiste is
Bij groeiende bedrijven ontstaat hier vaak een bottleneck. De verkoop- en calculatiefase vertraagt het hele proces. Fouten en vertragingen komen pas later naar boven, maar hebben dan al impact op planning en uitvoering.
Waarom calculeren in Excel goedkoop voelt, maar duur is
Excel kost geen licentiegeld, en dat voelt aantrekkelijk. Maar de echte kosten zitten in:
- manuren door inefficiëntie
- offertes overtypen
- onoverzichtelijk calculeren
- herberekeningen
- gemiste opdrachten
Die kosten worden zelden direct zichtbaar, maar tellen zich maand na maand op. Wat gratis lijkt, blijkt in de praktijk vaak duur.
Wanneer Excel niet meer past bij je bedrijf
Excel loopt in de praktijk tegen zijn grenzen aan zodra het werk complexer wordt. Dat merk je bijvoorbeeld wanneer:
- offertes sneller moeten worden uitgebracht
- aanpassingen vaker voorkomen
- meerdere mensen met dezelfde calculaties werken
- nauwkeurigheid steeds belangrijker wordt
- het bedrijf groeit en meer structuur vraagt
Op dat punt volstaan losse tools en Excel-bestanden vaak niet meer. Veel interieurbedrijven merken dan dat processen rondom calculatie, offerte en facturatie steeds lastiger te overzien zijn en meer samenhang vragen.
Tegelijkertijd voelt die gedachte voor veel interieurbouwers spannend. Software wordt al snel gezien als complex of tijdrovend, en als iets dat eerst volledig moet worden ingericht voordat je ermee kunt werken. Daarbij speelt ook de twijfel of zo’n systeem wel aansluit op de manier waarop er in de praktijk gewerkt wordt, terwijl de behoefte juist ligt bij meer overzicht, snelheid en rust.
Tot slot
Excel is geen slecht hulpmiddel. Maar in de interieurbouw wordt er meer gevraagd dan waar het voor gemaakt is. Wie dagelijks tegen dezelfde knelpunten aanloopt, merkt vanzelf dat het anders moet.
Niet omdat het werk ingewikkelder wordt, maar omdat het proces daarom vraagt.
